Jakie należy spełniać obowiązki związane z kasą fiskalną?

Użytkowanie kasy fiskalnej wiążę się z koniecznością przestrzegania wielu obowiązków. Bez względu na to, czy jesteś właścicielem sklepu wielobranżowego, prowadzisz prywatny gabinet lekarski, czy wystawiasz swoim klientom paragony jako specjalista budowlany, musisz wiedzieć, jak zgodnie z prawem korzystać z tego urządzenia. W dzisiejszym artykule wymienimy najważniejsze obowiązki właściciela kasy fiskalnej. Zachęcamy do lektury.

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to elektroniczne urządzenie wykorzystywane do rejestracji danych dotyczących sprzedawanych towarów lub świadczonych usług przez danego przedsiębiorcę. Za pomocą kasy fiskalnej można ewidencjonować sprzedaż, zapisywać obrót oraz rejestrować kwoty podatku dochodowego i VAT ze sprzedaży detalicznej. Wyróżniamy cztery podstawowe rodzaje kas:

– kasy on-line,

– kasy z elektronicznym zapisem kopii,

– kasy z papierowym zapisem kopii,

– kasy w formie oprogramowania.

Co do zasady obowiązek posiadania kasy fiskalnej w prowadzonym przedsiębiorstwie dotyczy wszystkich właścicieli firm, w których dokonywana jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, czyli osób dostarczających na rynek produkty pochodzące z własnej działalności rolniczej lub świadczących usługi rolnicze korzystając ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku VAT.

Najważniejsze obowiązki właściciela kasy fiskalnej

Wszyscy właściciele kas fiskalnych, w tym klienci spółki T&T TAX, mają obowiązek wystawiania paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży. Paragony muszą być wystawiane w sposób czytelny i bezwzględnie przekazywane kupującym. Najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży kolejnego dnia właściciel ma obowiązek wystawienia raportu dobowego z dnia poprzedniego. Po zakończeniu każdego miesiąca wymaga się również wystawienia raportu okresowego (miesięcznego) ze sprzedaży. Do obowiązków właściciela należy także bieżące uzupełnianie oraz bezpieczne przechowywanie książki kasy, czyli dokumentu z całą historią użytkowania urządzenia.

Kasy muszą być na bieżąco sprawdzane pod kątem dokładności pracy. Należy kontrolować poprawność nazw towarów i usług oferowanych klientom, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości, natychmiast zgłosić ten fakt osobie odpowiedzialnej za serwis. Urządzenie musi przechodzić regularne (co najmniej raz na 2 lata) badania techniczne wykonywane w profesjonalnym serwisie. Termin te liczony jest od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu kasy. W przypadku zapełnienia kasy lub uszkodzenia jej wewnętrznej pamięci, pamięć tę należy wymienić przy pomocy serwisanta. Osoba taka dokona też ponownej fiskalizacji urządzenia. Lista osób, posiadających uprawnienia do serwisu kas, znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Niektóre obowiązki wynikające z posiadania kasy fiskalnej różnią się nieco w zależności od rodzaju używanego urządzenia. Każdy właściciel kasy ma obowiązek przechowywania kopii wszystkich wystawionych paragonów. W kasie on-line dane przesyłane są na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas. W związku z tym nie ma konieczności archiwizowania ich w formie papierowej lub na nośniku pamięci, jak ma to miejsce w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Z drugiej jednak strony do prawidłowej pracy kasy on-line potrzebne jest stałe połączenie z Internetem. Praca w trybie on-line nie jest wymagana podczas używania kas z papierowym i elektronicznym zapisem.